Cách làm việc thông minh thay vì chăm chỉ

Người ta thường nói: “Đừng chỉ làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh.” Vậy vì sao lại có quan điểm như vậy? Làm việc chăm chỉ và làm việc thông minh khác nhau như thế nào khi mục tiêu cuối cùng vẫn là đạt hiệu quả công việc và hoàn thành mục tiêu đề ra?

Trong bài viết này, Kobeca Shop sẽ làm rõ sự khác biệt giữa 2 cách làm việc này, để từ đó tìm ra phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất cho mỗi người.

Làm việc chăm chỉ và làm việc không minh khác nhau như thế nào?

Khi bạn dành nhiều thời gian, công sức để hoàn thành một công việc nào đó, người ta gọi đó là “làm việc chăm chỉ” (work hard). Ngược lại, nếu bạn biết cách sử dụng các phương pháp làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức nhưng vẫn đạt được kết quả mong muốn, thì đó chính là “làm việc thông minh” (work smart).

Cả 2 cách tiếp cận này đều có thể mang lại kết quả công việc tốt. Tuy nhiên, làm việc thông minh thường tối ưu hơn vì tiêu tốn ít nguồn lực hơn nhưng vẫn đem lại hiệu quả tương đương hoặc ccao hơn. Thực tế, không ít người cặm cụi làm việc cả ngày nhưng kết quả lại không như kỳ vọng, trong khi có người chỉ cần vài giờ đồng hồ là hoàn thành mọi việc và vẫn có thời gian nghỉ ngơi.

Chắc hẳn bạn từng gặp tình huống: đồng nghiệp đã hoàn thành xong công việc và ra về đúng giờ, trong khi bạn vẫn phải ở lại làm thêm giờ. Sự khác biệt này chính là minh chứng rõ ràng cho 2 cách làm việc: chăm chỉ và thông minh.

Đó là định nghĩa về cách làm việc phổ biến hiện nay. Để hiểu rõ hơn sự khác nhau giữa “work hard” và “work smart”, bạn có thể so sánh từng đặc điểm cụ thể qua bảng sau.

Tiêu chí	Làm việc chăm chỉ	Làm việc thông minh
Định nghĩa	Dành nhiều giờ để hoàn thành công việc hoặc nhiều việc.	Tìm ra phương pháp hiệu quả để làm xong một hoặc nhiều việc trong khi vẫn đảm bảo được thời gian và chất lượng.
Ưu tiên	Chủ yếu tập trung vào số lượng hơn chất lượng.	Thường san đều cho cả hai: chất lượng và số lượng.
Cách tiếp cận	Xử lý công việc theo cách thông thường thay vì tìm ra bất cứ phương pháp linh hoạt khác.	Khám phá những cách hiệu quả để làm việc theo một thứ tự ưu tiên, có tổ chức và thông minh hơn thường lệ.
Quá trình	Quy trình đơn giản là hoàn thành số lượng công việc nhất định trong một thời gian nhất định.	Quy trình với trọng tâm là lên kế hoạch, tổ chức phản công nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên và thời gian linh động, khoa học để đạt được mục tiêu.
Hoàn thành mục tiêu	Khi thời gian hạn chế, làm việc chăm chỉ không phải là cách hiệu quả để đạt được mục tiêu.	Làm việc thông minh nhằm quản lý thời gian hiệu quả, đạt được mục tiêu đúng hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

Đọc thêm: Cách cam kết lâu dài với con đường sự nghiệp

“Đừng làm việc chăm chỉ hãy làm việc thông minh” có đúng hoàn toàn không?

Chủ đề “làm việc chăm chỉ hay làm việc thông minh” đã được nhắc đến từ rất lâu. Cụm từ nổi tiếng “Work smarter, not harder” (Làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn) thực chất đã xuất hiện từ những năm 1930. Người đưa ra khái niệm này là Allen F. Morgenstern, một kỹ sư công nghiệp. Ông là người phát triển chương trình đơn giản hóa công việc, với mục tiêu giúp mọi người tăng năng suất mà không cần phải bỏ ra quá nhiều công sức.

Về sau, câu nói này tiếp tục được phổ biến qua nhân vật hoạt hình nổi tiếng Scrooge McDuck do Carl Barks sáng tạo vào năm 1947. Trong phim, nhân vật Scrooge thường xuyên khuyên 3 người cháu của mình: “Work smarter than the smarties and tougher than the toughies”(Làm việc thông minh hơn những người thông minh và kiên cường hơn những người kiên cường.”)

Có thể thấy, trong cách nói của nhân vật McDuck, cả làm việc chăm chỉ và làm việc thông minh đều đóng vai trò quan trọng. Hai trường phái này luôn là đề tài gây tranh luận, đặc biệt khi nhà lãnh đạo tôn giáo người Mỹ Gordon B. Hinckley từng phát biểu: “Without hard work, nothing grows but weed” (Nếu không làm việc chăm chỉ, chẳng có thứ gì phát triển ngoài cỏ dại.)

Vậy rốt cuộc, làm việc chăm chỉ hay làm việc thông minh mới là đúng? Thực tế, không có câu trả lời tuyệt đối. Mỗi người đều có lựa chọn riêng, phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu của mình. Tuy nhiên, bạn không thể phủ nhận hiệu quả mà làm việc thông minh mang lại. Một công việc mà người khác cần hàng giờ để hoàn thành, người làm việc thông minh có thể xử lý chỉ trong một nửa thời gian hoặc ngắn hơn.

Nếu có thể đạt kết quả tốt mà tiết kiệm được thời gian, hẳn ai cũng sẽ mong muốn “làm việc thông minh chứ không phải chỉ chăm chỉ”. Không ai muốn ngồi lì 8 tiếng đồng hồ để giải quyết một vấn đề, trong khi có cách xử lý hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn và phần thời gian còn lại có thể dùng để nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng hoặc làm thêm những việc có ích khác.

Tóm lại, làm việc thông minh thay vì chỉ làm việc chăm chỉ (work smarter, not harder) vẫn luôn là chân lý trong thời đại hiện đại.

Đọc thêm: Sự thật phũ phàng về cuộc sống giúp bạn trưởng thành

Cách làm việc thông minh thay vì chăm chỉ

Bạn muốn làm việc hiệu quả hơn? Hãy bắt đầu bằng cách làm việc thông minh. Dưới đây là những phương pháp giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc, phát triển bản thân trở thành phiên bản tốt nhất trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Phát triển kỹ năng quản lý thời gian cực tốt

Lý do mình đề cập đến kỹ năng này đầu tiên là vì nó thực sự quan trọng. Nếu bạn còn chưa rõ tại sao, hãy quay lại nội dung đầu tiên để thấy sự khác biệt giữa “làm việc chăm chỉ” và “làm việc thông minh”. Một trong những điểm khác biệt rõ ràng nhất chính là yếu tố thời gian.

Làm việc thông minh hướng đến mục tiêu tiết kiệm thời gian, một trong những tài sản quý giá nhất đối với người theo đuổi phong cách làm việc này. Vì vậy, quản lý thời gian tốt là kỹ năng then chốt giúp bạn hình thành và duy trì thói quen làm việc thông minh.

Để phân bổ thời gian hợp lý và hoàn thành công việc đúng hạn, bạn có thể áp dụng một số mẹo hữu ích sau:

• Áp dụng quy tắc 80/20: Hãy xác định 20% nhiệm vụ quan trọng nhất tạo ra đến 80% giá trị. Tập trung phần lớn thời gian vào những việc thực sự tạo ra kết quả.
• Loại bỏ yếu tố gây xao nhãng: Khi làm việc, hãy cố gắng tạo không gian tập trung, hạn chế mạng xã hội, điện thoại hoặc các yếu tố khiến bạn mất tập trung.
• Ưu tiên việc quan trọng hơn việc khẩn cấp: Đừng để các nhiệm vụ gấp nhưng không quan trọng khiến bạn phân tán khỏi mục tiêu dài hạn.
• Lập danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên: Việc liệt kê những gì cần làm và sắp xếp theo mức độ quan trọng sẽ giúp bạn chủ động và rõ ràng hơn trong từng bước.
• Tận dụng công nghệ hỗ trợ: Các ứng dụng như Google Calendar, Todoist hay Trello có thể giúp bạn nhắc việc, lên lịch và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng hơn.

Đọc thêm: Cách cân bằng giữa cuộc sống và công việc tốt nhất

Không ngừng đổi mới

Nếu bạn đã áp dụng một công thức làm việc suốt thời gian dài mà kết quả vẫn không có nhiều thay đổi, thì đã đến lúc nên thử tìm kiếm những phương pháp mới. Hãy cùng các thành viên trong nhóm tổ chức một buổi brainstorm để cùng nhau nghĩ ra các cách giúp nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian hơn.

Dù hiệu quả công việc hiện tại đã ở mức tốt, nhưng đừng dừng lại. Việc liên tục nghiên cứu, cải tiến và tối ưu quy trình làm việc sẽ giúp bạn phát hiện ra những cách làm mới hiệu quả hơn. Biết đâu, một thay đổi nhỏ trong cách làm việc lại mang đến kết quả vượt ngoài mong đợi.

Đọc thêm: Làm thế nào để ngừng suy nghĩ quá nhiều?

Học hỏi những kỹ năng mới

Nhiều người thường cảm thấy công việc của mình kém hiệu quả hoặc mất quá nhiều thời gian, nhưng nguyên nhân không hẳn là do thiếu năng lực. Vấn đề có thể nằm ở chỗ bạn chưa có đủ kỹ năng cần thiết hoặc chưa biết cách vận dụng đúng kỹ năng vào công việc. Vậy kỹ năng là gì? Đó là những phương pháp, kỹ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn và đạt được kết quả tốt hơn.

Bạn cần trang bị cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Chẳng hạn, nếu bạn đảm nhận vai trò lập kế hoạch Marketing cho doanh nghiệp, bạn sẽ phải xử lý một lượng lớn dữ liệu từ khách hàng. Khi đó, kỹ năng phân tích dữ liệu cùng khả năng sử dụng các phần mềm như Excel hay SQL Server sẽ trở nên cực kỳ hữu ích và giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng, chính xác hơn.

Đọc thêm: Cách xây dựng thương hiệu cá nhân cho người mới

Nghiên cứu kỹ càng trước khi làm bất cứ việc gì

Việc nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nền tảng kiến thức và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực cũng như công việc bạn đang thực hiện. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn, giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa những sai sót không đáng có.

Chẳng hạn, khi thiết kế bao bì cho sản phẩm, việc tìm hiểu kỹ về đặc điểm sản phẩm và thị hiếu người tiêu dùng là điều không thể bỏ qua. Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ dễ gặp rắc rối trong quá trình thực hiện hoặc phải làm lại từ đầu. Như vậy, chẳng những làm giảm hiệu quả công việc mà còn khiến bạn mất thêm nhiều thời gian và công sức.

Đọc thêm: Sự hiểu lầm bắt nguồn từ giao tiếp không rõ ràng

Không ôm đồm nhiều việc và “cầu cứu” khi cần

Đôi khi, làm nhiều việc cùng lúc (multitasking) không phải là lựa chọn khôn ngoan. Những người làm việc hiệu quả thường tránh ôm đồm quá nhiều nhiệm vụ, bởi điều đó dễ dẫn đến việc không hoàn thành tốt bất kỳ việc nào.

Nếu bạn là trưởng nhóm, hãy biết cách phân bổ công việc đồng đều cho mỗi thành viên và không bị quá tải. Ngược lại, nếu bạn là nhân viên, đừng ngần ngại trao đổi thẳng thắn với leader về khả năng tiếp nhận công việc của mình. Việc phân chia công việc rõ ràng và phù hợp sẽ giúp cả nhóm làm việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng “dàn trải nhưng không đến nơi đến chốn”.

Đọc thêm: Rèn luyện kỹ năng thuyết trình trước đám đông hiệu quả

Nghỉ ngơi để làm việc thông minh hơn

Sau những giờ làm việc căng thẳng, nghỉ ngơi và thư giãn đầu óc là điều cần thiết để bạn có thể làm việc thông minh hơn. Khi não bộ và tinh thần được đặt vào một không gian yên tĩnh, bạn sẽ giảm thiểu đáng kể nguy cơ bị stress hoặc kiệt sức (burnout). Một người luôn trong trạng thái căng thẳng sẽ khó có thể tập trung hay làm việc hiệu quả, vì tâm trí họ đã quá tải với những suy nghĩ mệt mỏi và tiêu cực.

Ngược lại, khi được nghỉ ngơi đúng cách, não bộ sẽ được “nạp đầy năng lượng”, giúp bạn có thêm cảm hứng để bắt đầu dự án mới. Thậm chí, bạn còn có thể phát hiện ra những điểm chưa hiệu quả trong công việc, từ đó tìm ra phương pháp mới mẻ và sáng tạo hơn để giải quyết vấn đề. 

Tốc độ gõ phím và mẹo dùng phím

Tất cả các công sở đều làm việc với máy tính và bàn phím. Công việc diễn ra nhanh chóng hay trì trệ phần lớn phụ thuộc vào thao tác đánh máy của mỗi người. Nếu bạn vẫn giữ thói quen gõ phím kiểu “mổ cò”, rất có thể ý tưởng sẽ đến nhanh hơn tốc độ gõ của bạn, dẫn đến việc bỏ lỡ nhiều cơ hội. Nếu không cải thiện kỹ năng này, bạn khó có thể nâng cao hiệu suất và tiến độ công việc. Vì vậy, hãy bắt đầu luyện tập ngay từ bây giờ để cải thiện khả năng đánh máy, giúp bạn thao tác nhanh hơn, chính xác hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các phím tắt để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Thay vì phải thực hiện nhiều thao tác để đổi tên một tệp tin, bạn chỉ cần nhấn phím F2 là xong. Có rất nhiều tổ hợp phím tắt đã được cài đặt sẵn nhằm hỗ trợ công việc diễn ra nhanh chóng hơn. Vậy tại sao bạn không dành chút thời gian để tìm hiểu và áp dụng chúng vào công việc hằng ngày của mình?

Đọc thêm: Thói quen phát triển sự nghiệp hằng ngày cần nhớ

Nên hạn chế số lượng tab được mở trong trình duyệt

Nếu bạn là dân văn phòng, có lẽ bạn đã quá quen với tình trạng máy tính bị đơ hoặc hoạt động chậm chạp. Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất chính là thói quen mở quá nhiều tab khi làm việc. Thử nhìn lại màn hình máy tính của mình xem có phải bạn đang mở cả chục tab cùng lúc không?

Việc này tưởng chừng như giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn vì có thể truy cập nhiều thông tin cùng lúc. Tuy nhiên, thực tế lại phản tác dụng: máy tính bị chậm, thao tác không còn mượt mà, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ công việc và khiến bạn trễ deadline dù đã sắp xếp mọi thứ rất chỉn chu.

Giải pháp hiệu quả nhất là tạo ra một không gian làm việc ngăn nắp hơn trên máy tính. Khi bắt đầu một nhiệm vụ, bạn chỉ nên mở những tab cần thiết cho công việc đó. Sau khi hoàn thành và chuyển sang nhiệm vụ mới, hãy đóng ngay những tab không liên quan.

Học cách quên

Thay đổi cách tiếp cận một vấn đề sẽ giúp bạn trở nên sáng tạo hơn và có thêm nhiều góc nhìn mới mẻ. Kỹ năng này cần phải có một tư duy đa chiều, học cách suy nghĩ khác biệt.

Trong bối cảnh xã hội không ngừng thay đổi, đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng để bạn theo kịp xu hướng và tránh bị tụt lại phía sau. Do đó, hãy luôn giữ cho mình tư duy mở, sẵn sàng thay đổi và sáng tạo trong mọi tình huống.

Mở rộng thầm nhìn của bản thân

Hãy bỏ qua những giả định đã có sẵn để có những quyết định táo bạo hơn. Hãy cân nhắc 2 tình huống: một là khi bạn giữ nguyên các giả định đó và hai là khi bạn gạt bỏ chúng hoàn toàn. Kết quả sẽ ra sao trong mỗi trường hợp? Khi thực hiện bước phân tích này, bạn sẽ có được một cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn, từ đó đưa ra lựa chọn đúng đắn và sáng suốt hơn.

Tự học

Trên internert có rất nhiều kiến thức miễn phí mà bất kỳ ai cũng có thể tự học. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn có sẵn sàng dành thời gian và nỗ lực để đầu tư cho sự phát triển của chính mình hay không. Hãy tận dụng các nguồn tài liệu, khóa học sẵn có, bởi biết đâu những kiến thức ấy sẽ trở nên vô cùng hữu ích cho bạn trong tương lai.

Bạn có thể chọn làm việc chăm chỉ, làm việc thông minh hoặc kết hợp cả hai. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất cần ghi nhớ là: không làm gì mới chính là nguyên nhân khiến bạn chậm trễ và tụt lại phía sau.

Nếu bạn đã nỗ lực làm việc chăm chỉ nhưng kết quả vẫn chưa đạt được như kỳ vọng, hãy thử thay đổi cách tiếp cận, tìm cách làm việc thông minh hơn. Đôi khi, chỉ cần điều chỉnh một vài thói quen nhỏ cũng có thể giúp bạn tiết kiệm được cả năm trời làm việc miệt mài mà vẫn không hiệu quả. Hãy chủ động thay đổi trước khi bị thời gian và công việc bỏ lại.

Một số câu châm ngôn “đừng làm việc chăm chỉ hãy làm việc thông minh”

Bạn sẽ chẳng đạt được điều gì nếu cứ mãi sống thấp thỏm, lười biếng. Cả thế giới này chỉ thực sự rung chuyển dưới chân của những kẻ dám hành động điên rồ nhất, những người không ngại làm khác biệt, không ngại bứt phá. (Olawale Daniel)

Làm việc chăm chỉ sẽ mang đến cho bạn những phần thưởng tốt. Làm việc thông minh sẽ giúp bạn đạt được những thành tựu tuyệt vời. Nhưng nếu bạn vừa làm việc chăm chỉ vừa làm việc thông minh, phần thưởng dành cho bạn sẽ là những điều phi thường. (Matshona Dhliwayo)

Người dậy sớm có thể giành được con sâu đầu tiên, nhưng chú chim thông thái nhất mới là kẻ bắt được con sâu nhanh nhất. Câu nói này nhắc nhở chúng ta ngoài nỗ lực, sự tinh tế và chiến lược đúng đắn cũng là yếu tố quyết định thành công. (Matshona Dhliwayo)

Hãy luôn giữ sự khiêm tốn, nuôi dưỡng tham vọng và phấn đấu để trở thành người giỏi nhất ở bất kỳ nơi đâu bạn làm việc. Đừng chỉ biết chăm chỉ làm việc, hãy học cách tư duy và làm việc một cách thông minh. Đó mới là con đường bền vững dẫn đến thành công. (Emmanuel Apetsi)

Bạn có thường tự đánh giá bản thân và tự hỏi: Chúng ta nên lựa chọn làm việc thông minh hay chăm chỉ? Đâu là cách làm tốt nhất? Thực tế, không phải ai sinh ra cũng đã thông minh, nhưng tôi tin sự thông minh có thể được hình thành trong quá trình mỗi người nỗ lực tìm tòi, học hỏi trong công việc của mình.